Un comunicato è composto da quattro parti principali:

- il titolo;
- l’occhiello;
- il corpo;
- la coda.

Ognuna di queste parti può essere ridotta a poche parole, ma deve essere presente. Va tenuto conto, infatti, che questo è ciò che si aspetta l’interessato alla diffusione della notizia.

Il titolo

Sempre riportato sugli elenchi delle notizie e quasi sempre anche in testa al comunicato stesso, il titolo deve essere una sola riga, di cinque o sei parole al massimo, contenente una data, se possibile.
Il titolo è una delle parti maggiormente deputate a stimolare l’attenzione. Molta cura deve essere usata per la sua scrittura.

 

Titoli troppo lunghi perdono di incisività. Ricordarsi che il titolo deve richiamare, non spiegare. Poche parole, ma ben scelte.

 

Alcuni esempi di titolo sono:

- Borsa di studio per un MBA offerto da Italtel;
- 31 marzo 2007, corso di ottimizzazione;
- 3 aprile 2007, cena sociale di ADICO;
- Marketing e Comunicazione premia la donna dell’anno;
- Nuovo Direttore Generale in YoYo.

L’occhiello

Si tratta di una frase di senso compiuto, che completando il titolo riassuma in forma estremamente sintetica la notizia. Ogni parola va scelta accuratamente, avendo poco spazio, per far sì che vi siano presenti tutti gli elementi di richiamo.

Solitamente l’occhiello è esposto negli elenchi delle notizie, in alcuni casi è inserito anche nel comunicato stesso, tra titolo e corpo. In tal caso, l’occhiello deve essere studiato per non presentarsi come ripetizione delle prime righe del corpo.

Ecco alcuni occhielli di esempio, per i titoli indicati sopra.

- Italtel offre una borsa di studio per il corso Master Business Administration edizione 2007 della Bocconi di Milano.
- YoYo – Formazione rotolante organizza a Milano un corso di scrittura ottimizzata per i motori di ricerca.
- I soci dell’Associazione Italiana per il Marketing, le Vendite e la Comunicazione saranno ospiti a Villa Torretta di Milano. Premio al socio dell’anno.
- Premio Donna dell’Anno 2007 assegnato a Rita Levi Montalcino, nell’evento organizzato presso il Centro Congressi Fondazione Stelline di Milano.

 

Titolo ed occhiello possono sostenersi vicendevolmente. Ad esempio, una sigla del titolo, potrebbe essere espansa nell’occhiello. In altri casi, per titoli troppo lunghi, si potrebbe optare per una versione senza stop word (a, il, ecc) contando su una forma più fluida nell’occhiello.

 

Il corpo

La regola principale è quella classica della comunicazione giornalistica (e non solo), convenzionalmente chiamata delle “five w”. Se è possibile concedersi una deroga sull’ordine, è importante invece che le seguenti parti ci siano:

- chi è l’attore principale, l’organizzatore, l’ideatore, l’interessato;
- cosa si sta organizzando, è avvenuto, si preannuncia;
- dove si è svolta l’azione o l’evento o la manifestazione o il fatto;
- quando è previsto l’evento o è successo il fatto o s’è firmato l’accordo;
- perché si è arrivati o quali sono le motivazioni o le giustificazioni o gli intenti.

Ognuna delle parti indicate deve essere presente, curando che la forma sia sintetica, che siano indicati gli aspetti di richiamo. Evitare di essere prolissi e di fornire informazioni di eccessivo dettaglio. L’informazione completa di tutte le sue parti non è obiettivo del comunicato stampa, ma della pagina a cui si collega sul sito.

 

Spesso occhiello e corpo sono mostrati assieme. Evitare ripetizioni eccessive tra l’occhiello e le prime tre righe del corpo del comunicato. Per circuiti importanti o dando il comunicato direttamente ad un interessato, sarebbe consigliabile una versione modificata per la forma ottimale.

 

Utilizzando i grassetti, vanno scelte poche parole, puntando su quelle che si ipotizza possano destare l’attenzione dell’addetto.

Nei circuiti che lo consentano, è possibile inserire link di approfondimento per alcune espressioni, evitando, però, l’effetto “albero di natale”. Troppi link, grassetti e parole in maiuscolo finiscono per distrarre, invece che attirare. Ricordarsi sempre dell’obiettivo primario del comunicato stampa: sollecitare un addetto alla replica con variazione.

La coda

La coda del comunicato rappresenta la conclusione dello stesso e riporta sempre almeno:

- indicazione della pagina che sul sito rappresenta l’annuncio ufficiale e completo;
- firma di chi scrive.

 

Non salvare il comunicato senza prima aver provato che il link della pagina di approfondimento sia corretto e che la e-mail indicata in firma sia quella giusta. Utile è fare un taglia e incolla direttamente dalle pagine del sito.

 

In alcuni casi la coda è staccata, anche visivamente, dal corpo del comunicato. Su alcuni circuiti, invece, non è previsto un campo apposito, quindi le informazioni vanno poste a chiusura del corpo.

L’indicazione della pagine del sito con l’informazione dettagliata è importante che ci sia anche se nel corpo è già presente un link nel testo. Chi legge i comunicati stampa, infatti, spesso non si sofferma troppo sul corpo ed invece si aspetta che vi sia una coda.

 

Più informazioni sono presenti nella coda, minor necessità ci sarà di leggere le pagine sul sito. Se il comunicato è pensato per il lettore finale ed è posto su portali con alto traffico, limitando queste informazioni si stimola il lettore a seguire il link di approfondimento.